Правила электронного документооборота

Правила электронного документооборота

При электронном документообороте в электронном виде создаются оригиналы документов, а не электронные копии бумажных документов. Для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
1. Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам с простой электронной подписью.
2. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборота. Счет-фактура формируется продавцом и не требует подписи контрагента. Но универсальный передаточный документ (УПД) нуждается в подписи получателя, если стороны сделки намерены использовать его как «первичку». Обмен ЭСФ сопровождается несколькими служебными документами, в том числе извещением о получении счета-фактуры. Его формирует покупатель, подписывает и направляет продавцу. От продавца больше не требуют наличия извещения покупателя. ЭСФ признается выставленным, когда продавец получает подтверждение оператора. Покупатель обязан проверять подлинность электронной подписи на счете-фактуре. В частности, фамилия и инициалы подписанта документа должны совпадать с владельцем сертификата КЭП, которым подписан счет-фактура.
3. Заключать договор с оператором электронного документооборота требуется в том случае, если будет осуществляться пересылка счетов-фактур. Для внутренних документов без усиленной цифровой подписи заключать договор не обязательно.
4. На сегодняшний день между разными операторами не налажена стабильная система внутреннего роуминга. Но есть ряд операторов, у которых роуминг работает: Директум, Аргос, Э-Ком Рус, Корус-Консалтинг, НТЦ СТЭК, Компания Тензор, НУЦ, EDISOFT. Подробности здесь — http://www.diadoc.ru/roaming.

Внедрение электронного документооборота
1. Выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов , включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС: https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/
2. Выбирать экономически и практически выгодно тех операторов, у которых работает роуминг. При выборе оператора необходимо также обратить внимание на цену пересылки электронных документов.
3. Выбор оператора лучше сделать совместно с IT-службой для того, чтобы быть уверенным, что интерфейс оператора будет просто и легко совместить с бухгалтерской программой.
4. Необходимо проанализировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота:
• разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
• назначить ответственных за его ведение;
• организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
• прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов;
• каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.