Минфин своим приказом не только устранил противоречия в действующих нормативных документах, но и учел формат универсального передаточного документа. Последний представляет собой «гибрид» счета-фактуры и реквизитов первичного документа, его электронный формат разработан Федеральной налоговой службой (ФНС).
Действующий порядок обмена ЭСФ содержит терминологию, ставшую неактуальной после вступления в силу закона об электронной подписи. В нем фигурирует «электронная цифровая подпись» при том, что организации подписывали и подписывают электронные счета-фактуры усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). В новом приказе четко сказано, что ЭСФ подписываются только КЭП.
Счет-фактура формируется продавцом и не требует подписи контрагента. Но универсальный передаточный документ (УПД) нуждается в подписи получателя, если стороны сделки намерены использовать его как «первичку». Новый порядок позволяет получателю подписать УПД, после чего документ вполне пригоден для отражения в учете фактов хозяйственной деятельности и подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Обмен ЭСФ сопровождается несколькими служебными документами, в том числе извещением о получении счета-фактуры. Его формирует покупатель, подписывает и направляет продавцу. Без извещения счет-фактура не считался выставленным до 2013 года. Затем правила изменились: от продавца больше не требуют наличия извещения покупателя. ЭСФ признается выставленным, когда продавец получает подтверждение оператора. Извещение утратило значимость, но компании продолжали его формировать, поскольку это предусматривал утвержденный порядок обмена ЭСФ. Теперь ситуацию скорректировали. За счет уменьшения числа служебных документов упрощается документооборот, а его участники избавляются от лишних забот.
При подключении к электронному документообороту организация направляет оператору заявление участника ЭДО. Затем оператор передает его в ФНС. Этот документ пополнился новым пунктом — о согласии компании на предоставление сведений о ней другому оператору. Также покупателя обязали проверять подлинность электронной подписи на счете-фактуре. В частности, фамилия и инициалы подписанта документа должны совпадать с владельцем сертификата КЭП, которым подписан счет-фактура. Ранее этот нюанс не был прописан.